Melissa’s Tipps für Projektmanagerinnen:

• Missverständnisse vermeiden: Gedacht ist nicht gesagt, gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden und verstanden ist nicht einverstanden. Ich kann mir das nicht oft genug ins Gedächtnis rufen. Jedes Projekt hat seinen ganz eigenen Code. Heißt „abstimmen“ entscheiden? Heißt „klären“ eine Lösung finden? Und welches Vorgehen hatten wir nun eigentlich vereinbart? In der Zusammenarbeit ist es wichtig, das schnell zu durchdringen oder – wenn möglich – gemeinsam festzulegen. Das Gegenüber noch einmal das Vereinbarte in Worte fassen zu lassen, hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

• Fragen, fragen, fragen: Das hängt eng zusammen mit der Kommunikation – bezieht sich aber nicht nur auf Fragen zum gemeinsamen Verständnis. Der beste Weg, um herauszufinden, wohin die Reise gehen soll und wie wir dahinkommen sollen, ist zu fragen.

• Nicht im Methoden-Dschungel verlieren: An erster Stelle stehen immer die Inhalte. Was wollen wir hier erreichen? Wieviel Aufwand stecken wir in die Steuerung, die Kontrolle und die Organisation? Wieviel Flexibilität erlauben wir uns? Das projektspezifische Anpassen der zahlreichen Werkzeuge und Vorgehensmuster verschlingt viel Zeit, das sollte man nicht unterschätzen.
  Bei einem kurzen, bspw. dreimonatigen Projekt reicht es im Zweifelsfall, Zieltermin und Ergebnisprodukt mit einem groben Zeitplan zu unterlegen, drei bis vier Arbeitspakete zu definieren und den Rest „on the go“ zu machen.

Kurzprofil von Melissa:

• Interdisziplinärer Bachelor-Studiengang mit Schwerpunkt Internationale Beziehungen und Völkerrecht

• Master in Public Policy

• Einstieg in die Beratung für den öffentlichen Sektor

Liebe Melissa, welche Rolle spielt Projektmanagement in deiner Arbeit? Bist du zufällig dazu gekommen?

Projektmanagement spielt – mehr oder weniger formalisiert – eine wichtige Rolle in meiner täglichen Arbeit, die ausschließlich aus Projekten besteht. Das Projektmanagement ist dabei jedoch für mich eher Mittel zum Zweck. Wie das Besteck zum Essen: Ohne Besteck kann es „messy“ werden, den Unterschied macht aber das Essen selbst.

Und ja, ich bin zufällig dazu gekommen. Wie allerdings zu den meisten Themen, die sich später als hilfreich und wichtig für meinen weiteren Weg herausgestellt haben. Ich war zwar schon immer eine gute Planerin, aber nie eine Freundin von „Wir denken das jetzt mal bis zum Ende durch“. Schon in der Schule war es mir suspekt, erstmal eine Struktur für das Essay zu entwerfen und erst dann zu überlegen, wie ich das mit Inhalt fülle… Aber selbst so jemand kann sich dem Projektmanagement nicht entziehen (und heute sträube ich mich auch nicht mehr).

Wie hast du Projektmanagement gelernt und wie würdest du anderen empfehlen, es zu lernen?

Ich habe Projektmanagement teils „on the job“ und teils in richtigen Seminaren gelernt. Die Mischung macht‘s! Ohne Praxiserfahrung, ist die Theorie schwer und kompliziert und ohne etwas Theorie und neue Impulse – zumindest als Orientierungsrahmen – bleibt man in der Praxis schnell seinen immer gleichen Handgriffen treu.

Wirklich verstanden, was Projektmanagement bedeutet, habe ich erst bei der Arbeit in einem sehr komplexen Multiprojekt-Vorhaben. Wenn dort nicht irgendwo die Fäden zusammenlaufen, Risiken nicht systematisch erfasst und bewertet und adressiert werden, nicht klare Regeln für das Reporting und ausgefeilte Metriken für die Messung des Projektfortschritts etabliert werden – dann endet das in einem heillosen Chaos.

Erzähl’ mir von einem Moment, bei dem du dich behaupten musstest, weil du eine Frau warst?

Ich arbeite viel in überwiegend männlichen Umfeldern. Mir ist dabei niemals eine negative Reaktion entgegen geschlagen. Verfehlte Bemerkungen konnte ich eher für mich nutzen, als dass sie mich zurückgesetzt haben. Insofern gab es nie eine Situation, in der klar war, dass ich mich explizit als Frau behaupten musste. Des Öfteren merke ich aber, wie sich nach einiger Zeit der Zusammenarbeit bei meinem Gegenüber plötzlich ein Schalter im Kopf umlegt und ich plötzlich mit anderen Augen gesehen werden – nämlich dann, wenn meinem Gegenüber nach einigen Gesprächen klar wird, dass ich durchaus etwas von der Materie verstehe und meine Vorschläge Hand und Fuß haben. Erst dann wird mir klar, dass ich wohl vorher unterschätzt wurde.

Das Alter spielt dabei sicherlich auch eine große Rolle und ich weiß von meinen männlichen Kollegen, dass sie sich auch oft erst gegen einen ersten Eindruck behaupten müssen.

Warum ist der Anteil weiblicher Projektmanager momentan unter 30% und wie könnte man diesen steigern?

Wo Projekte durchgeführt werden, entsteht Neues und Entscheidungen müssen gefällt werden. Oft klebt kein Zettel dran, auf dem „Projekt“ steht und es liegt kein Hut „Projektleitung“ herum, den man sich offiziell aufsetzt. Ich könnte mir vorstellen, dass Frauen öfter in „informellen Projektkontexten“ arbeiten und die Zahl der Projektmanager tatsächlich höher ist.

Definitiv gibt es aber einen zu geringen Anteil von Frauen in Führungspositionen in den Berufsfeldern, die originär sehr projektlastig sind (mir fallen spontan Beratung, IT, Bau und Infrastruktur, Unternehmensdienstleistungen ein).

Wie könnte man diesen Anteil steigern?

Erhöhung der Frauenquote in klassischerweise männerdominierten Berufsfeldern.